Mitarbeiter:innengespräche wirkungsvoll führen

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Haben Sie bereits Ihr jährliches Mitarbeiter:in Gespräch geführt? Oft möchten Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen das Gespräch schnell hinter sich bringen. Führungskräfte müssen ggfs. Defizite ansprechen und es fehlt eine richtige Vorgehensweise. Mitarbeitende sind verunsichert, denn es geht um ihre Leistung des vergangenen Jahres. Also gehen beide mit einem mulmigen Gefühl zum Termin. Mit einer guten Vorbereitung ist ein entspanntes Gespräch möglich.

Jahresgespräch

Vielseitige Nutzung im Führungsalltag

Mitarbeiter:innengespräche können vielseitig genutzt werden. Zum Beispiel zur:

    • Ermittlung von Kenntnissen, Wünschen, Motiven,
      Zielen und Werten Ihrer Mitarbeiter,
    • Konfliktbehebung,
    • Definition von persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten,
    • Personal- und Leistungsbeurteilung,
    • Weiterentwicklung der Führungs- und Unternehmenskultur.

Gute Ergebnisse bringen klare Gespräche, in denen Führungskräfte unmissverständlich und respektvoll auch die Themen ansprechen, die für sie nicht funktioniert haben. Dies erfordert Mut, unterstützt sie aber, authentisch zu führen. Ebenso sollte den Mitarbeitenden Raum für die Darstellung ihrer eigenen Sichtweise gegeben werden, um dann gemeinsame Ziele zu formulieren. Hierin sollten die Randbedingungen für die Mitarbeiter:innen und Führungskräfte formuliert werden, die im kommenden Jahr (oder Halbjahr) für eine erfolgreiche Zusammenarbeit wichtig sind. Sie sollten gemeinsam vereinbart und schriftlich festgehalten werden.

Jährliches Mitarbeiter:in Gespräch: Frühwarnsystem für Zufriedenheit

Regelmäßige Mitarbeiter:innengespräche geben Einblicke in das derzeitige Betriebsklima. Sie ermöglichen, frühzeitig gegenzusteuern, wenn die Zufriedenheit unter den Mitarbetier:innen abnimmt. 

Der Termin für das jährliche Mitarbeiter:in Gespräch sollte frühzeitig gemeinsam abgestimmt werden. Damit haben die Beteiligten genügend Zeit für die Vorbereitung. Hierzu sollte eine offizielle Einladung erfolgen. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden einen Vorbereitungsbogen, damit sie sich inhaltlich vorbereiten können. Auch für Sie als Führungskraft ist es wichtig, sich inhaltlich vorzubereiten. Ebenso spielt die persönliche Haltung mit der Sie ins Gespräch gehen eine Rolle.

Eine gute Vorbereitung unterstützt Sie und fördert einen entspannten Verlauf des Gesprächs.

Der folgende Zeitplan gibt eine gute Struktur vor:

Zeitplan für eine organisatorische Vorbereitung.

Wichtig ist, die vereinbarten Ziele schriftlich festzuhalten, um sie für das nächste Gespräch parat zu haben. Die Gespräche sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden. Am besten 1 mal pro Quartal für ca. 30 bis 45 Minuten. 

Eine Grundlage für das anstehende jährliche Mitarbeiter:in Gespräch bietet unser Leitfaden zur inhaltlichen Vorbereitung, den Sie unten anfordern können.

MITeinander Gespräch

Ja, bitte senden Sie mir ein Exemplar!

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Gesunde Führung kostet kein Geld.

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Möchten Sie unsere Arbeit kennenlernen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie unverbindlich und kostenfrei zu Ihren Themen.

Quelle: Handlungsempfehlungen der/Mitarbeitergespraeche (kofa.de)

Wissen Sie noch….?„Morgens um halb zehn in Deutschland“

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Dieser Werbeslogan kam mir beim Schreiben des Blogbeitrags zum Thema Pause in den Sinn und ich muss sagen, er war und ist sehr einprägsam. Es geht heute nicht um Werbeslogans, sondern um Pausen während der Arbeit. Es geht vor allem um Pausen im Homeoffice, wie wichtig sie sind und dass sie im Arbeitsschutz sogar gesetzlich vorgeschrieben sind.

Ich gebe zu, auch mir fällt es nicht immer leicht, eine Pause einzulegen während meines Arbeitstages. Aber ich kann sagen, ich merke es sehr deutlich am Abend, ob ich regelmäßig einmal aufgestanden, morgens eine Runde um den Block gelaufen bin, eine bewusste Bildschirmpause eingelegt habe. Und ich kann sagen: Das macht einen großen Unterschied.

Gerade bei der Arbeit im Homeoffice sollten Pausen eingelegt werden. Häufig reiht sich eine Videokonferenz an die nächste. Das ständige Starren auf den Bildschirm ermüdet die Augen, die Konzentration lässt nach. Geregelte Pausen im Büro waren leicht einzuhalten. Es gab feste Pausenzeiten mit Kolleg:innen. Diese fallen nun weg. Einige Studien belegen, dass der Arbeitstag inzwischen früher beginnt und später endet – und oft, ohne zwischendurch eine Pause einzulegen.

Bildschirmpausen sind Pflicht

Laut Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass die tägliche Arbeit an Bildschirmgeräten so zu organisieren ist, dass sie durch andere Tätigkeiten oder durch regelmäßige Erholungszeiten unterbrochen werden.

Leider fehlen in der Verordnung genauere Angaben über die Länge der Pausen.

Da es keine genauen Vorgaben gibt, hier einige Empfehlungen für die Pausengestaltung.

Pausen_Tipps

Eine weitere Regelung besagt, dass die Bildschirmarbeitsplätze auf mögliche Gefährdungen des Sehvermögens sowie körperlicher und psychischer Belastungen zu beurteilen sind.

Download DGUV Grundsatz für arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen „Bildschirmarbeitsplätze“ G 37

Berufstätige, die nach der Arbeit nicht abschalten können, schlafen schlecht ein oder wachen nachts immer wieder auf. Die Erholungsfähigkeit sinkt und damit auch die Leistungsfähigkeit. Fehler nehmen zu, längeres Arbeiten ist notwendig und damit setzt eine Abwärtsspirale ein. Sieben bis acht Stunden Schlaf sind laut Forscher notwendig, um zu regenerieren. Die Frage ist, wie können Unternehmen ihre Fehlzeitenquote reduzieren, um Produktivitätsverluste zu vermeiden? Hierzu finden Sie in diesem Blogbeitrag 6 Tipps.

Körperliche und psychische Belastungen

Während die körperlichen Belastungen wie beispielsweise Rückenschmerzen oder Kopfschmerzen noch leicht zu bestimmen sind, ist es bei psychischen Belastungen schwieriger. Der Gesetzgeber weist verstärkt darauf hin, dass gerade jetzt in der Pandemie ein besonderes Augenmerk auf die psychischen Belastungen gelegt werden muss. Hierzu wird es ab Mai 2021 umfangreiche Kontrollen geben, bei denen rund 200.000 Betriebe (hauptsächlich kleine und mittlere Unternehmen kontrolliert werden. Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen als orientierendes Verfahren ist wie ein Radar der Schwachstellen im Unternehmen aufzeigt und diese durch geeignete Maßnahmen deutlich reduzieren kann und im besten Fall wieder vom Radarschirm verschwinden.

Digitaler Stress

Ein weiterer Faktor im Homeoffice ist der „digitale Stress“. Aber was ist das genau? Hierzu gibt es eine interessante Studie der PräDiTec. Deren Ergebnisse wurde gerade vorgestellt. Das Projekt PräDiTec beschäftigt sich mit Stress in der digitalen Arbeitswelt, ihre Ursachen und Folgen vor und während der Corona Pandemie. Hierzu habe ich bereits im vorherigen Blogbeitrag berichtet.

Am stärksten wahrgenommene Belastungsfaktoren sind demnach die „Nicht-Verfügbarkeit“. D. h. beispielsweise, es ist bekannt, dass es technische Systeme gibt, mit denen MitarbeiterInnen leichter arbeiten könnten, doch es steht Ihnen nicht zur Verfügung. An zweiter Stelle steht „Mangelndes Erfolgserlebnis“. Bei der digitalen Arbeit sehen beispielsweise Homeoffice-MitarbeiterInnen nicht, was sie am Tag geschafft haben. Während sie im Büro noch mit Papieren arbeiten, ist es im Homeoffice vorwiegend papierloses Arbeiten.

Die gesamten Ergebnisse der PräDiTec finden Sie hier als Download auf YouTube.

Gerade während der Arbeit im Homeoffice besteht die Gefahr, dass keine und nur wenig Pausen genommen werden. Sprechen Sie mit Ihrem Chef Ihre Pausenzeiten ab. Unter Umständen könnte auch eine unternehmensweite Regel für Bildschirmpausen helfen, die gleich in der Vereinbarung für das Arbeiten im Homeoffice (oder eine Betriebsvereinbarung) aufgenommen wird und somit im besten Fall Teil der Unternehmenskultur wird. Lassen Sie sich durch eine Software oder per Handy an Ihre Pause erinnern und vielleicht essen Sie ein…..,“nein, ich mache jetzt keine Werbung“. 

Digitaler Stress: The next normal?!

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Die Kehrseite von Homeoffice: Entgrenzung von Arbeit und Privatleben 

Das Thema „Homeoffice“ ist in aller Munde und im Netz finden sich dutzende Themen. Gerade wurde die Verpflichtung für Unternehmen, verlängert. Ob Homeoffice-Pflicht, Gesundheit im Homeoffice, Seminare zum Homeoffice, mittlerweile gibt unzählige Workshops und Coachings, usw.  Damit steigt unweigerlich der der digitale Stress. Aber was ist digitaler Stress und wie wirkt er sich auf die Beschäftigten aus? Diesem Thema möchte ich in diesem Blogbeitrag nachgehen.

Mehr als 10,6 Millionen MitarbeiterInnen arbeiteten laut Bitkom Research am Anfang der Pandemie ausschließlich im Homeoffice. Was auf der einen Seite ein Segen ist, da MitarbeiterInnen produktiver arbeiten und zufriedener sind, birgt es auf der anderen Seite das Risiko, dass Arbeit und Privatleben immer mehr verschwimmen.

Quelle: Bitkom Research 2020

Für ein Homeoffice spricht die Entlastung durch den Wegfall des Arbeitsweges, den Zeitgewinn und Stressreduzierung, wenn weite Strecken mit dem Auto zurückgelegt werden müssen. Die flexiblere Gestaltung der Arbeitszeit und mehr Handlungsspielraum bei der Erledigung der Aufgaben. Auf der anderen Seite besteht eine Doppelbelastung, gerade dann, wenn kleinere Kinder im Haushalt leben, die Eltern zusätzlich betreut werden müssen. Die die soziale Isolation, durch die starke Kontaktbeschränkungen ist ebenso belastend. Neben dem Alltagsstress entsteht durch die Arbeit und immer weitere Entgrenzung zum Privaten „digitaler Stress“.

Was ist digitaler Stress?

Digitaler Stress beschreibt den Zustand, der bei erhöhter psychischer und physischer Aktivierung aufgrund eines fehlenden Ausgleichs zwischen Belastung und der individuellen Voraussetzungen entsteht. In der Studie „Gesund digital arbeiten?!“ (Gimpel et al., 2019) wurden insgesamt zwölf verschiedene Belastungsfaktoren bei der Arbeit mit digitalen Medien und Technologien identifiziert.

Bei den etwa 5000 Befragten wurden Leistungsüberwachung, der Eingriff in die Privatsphäre (Gläserne Person) und die Unzuverlässigkeit digitaler Medien als die am stärksten belastenden Faktoren genannt. Am wenigsten belastend wurden Jobunsicherheit oder mangelnde Erfolgserlebnisse als digitaler Stress wahrgenommen.

Belastungsfaktoren digitaler Arbeit

Abb. Belastungsfaktoren und prozentualer Anteil von Beschäftigten, die von einer starken Ausprägung berichten (Gimpel et al., 2019)

Eine Erläuterung der Belastungsfaktoren findet sich hier.

Ein Beispiel für einen Zusammenhang einzelner Faktoren ist, dass Befragte mit höherer Medienkompetenz von hohem digitalem Stress in Bezug auf Unzuverlässigkeit, Leistungsüberwachung, Nichtverfügbarkeit und Gläserne Person berichten. Befragte, die in Unternehmen mit einer unterstützenden Unternehmenskultur arbeiten, berichten von geringem digitalem Stress in Bezug auf Unzuverlässigkeit, Überflutung und Gläserne Person.

Folgen vom digitalen Stress

Dauerhafter digitaler Stress führt zu verminderter Arbeitsfähigkeit und -zufriedenheit. Digitaler Stress steht im Zusammenhang mit einer erhöhten Erschöpfung sowie mit stärkeren Problemen bei der Arbeit abzuschalten. Das Resultat ist eine verminderte Arbeitsleistung. Zu den häufigsten spezifischen Gesundheitsbeschwerden zählen Muskel-Skelett-Erkrankungen, Herz-Kreislauf-Erkrankungen und psychische Erkrankungen.

Bewältigungsstrategien von digitalem Stress

Die Auswirkungen von Stress hängen im Allgemeinen von den individuell andauernden Strategien ab, die eine Person zur Bewältigung der belastenden Situation einsetzt (Lazarus & Folkmann, 1984). In der Studie wurde untersucht, ob dies auch bei digitalem Stress gilt. Folgende Bewältigungsstrategien wurden von den Befragten am häufigsten genannt:

    1. Die Dinge von der positiven Seite betrachten
    2. Aktiv handeln, um die Situation zu verbessern
    3. Die Dinge mit Humor nehmen
    4. Sich einen Plan überlegen
    5. Lernen, mit der Situation zu leben

Es zeigte sich, dass Beschäftigte, die unterschiedliche Verhaltensweisen zur Bewältigung einsetzen, ihre Gesundheit besser einschätzen als diejenigen, die nur wenig Strategien anwenden. Dies gilt ebenso für die Arbeitsfähigkeit. Damit trägt eine die Gestaltung der Arbeit (Arbeitstätigkeit, Arbeitsumgebung, Arbeitsorganisation, Arbeitsmittel, soziale Zusammenarbeit) zu einer Reduzierung des digitalen Stresses bei.

Eine gesundheits- und leistungsfördernde Arbeitsgestaltung bietet in Zeiten zunehmender Digitalisierung Vorteile für die Unternehmen und Beschäftigte. Gesundheit am Arbeitsplatz ist entscheidend: Unternehmen können ihre Wettbewerbsfähig erhalten und attraktive Arbeitsplätze bieten. Beschäftigte können auch (weiterhin) digital gesund arbeiten.

Wie können Unternehmen digitalen Stress ihrer Beschäftigten reduzieren?

Eine Möglichkeit, sich diesem Thema zu nähern, ist die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen, um potenzielle Belastungsfaktoren am Arbeitsplatz und im Homeoffice gezielt aufzuspüren und durch entsprechende Maßnahmen zu beseitigen. Hierfür können bereits existierende valide Fragebögen verwendet, werden, die entsprechend angepasst an die Bedingungen im Homeoffice, z. B. Online verschickt und ausgewertet werden. Zusätzlich oder alternativ liefern Online- oder Live-Workshops wertvolle Hinweise und Lösungen zur sofortigen Umsetzung und Reduktion von digitalem Stress.

Quelle: Gimpel, Henner; Berger, Michelle; Regal, Christian; Urbach, Nils; Kreilos, Mathias; Becker, Julia; Derra, Nicholas Daniel (2020). Belastungsfaktoren der digitalen Arbeit. Eine beispielhafte Darstellung der Faktoren, die digitalen Stress hervorrufen. Augsburg: Projektgruppe Wirtschaftsinformatik des Fraunhofer FIT. https://doi.org/10.24406/fit-n-581

Download Studie „Gesund und digital arbeiten“ 

Coronavirus-Pandemie: Psychische Belastungen im Blick behalten

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Alle Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die psychischen Belastungsfaktoren am Arbeitsplatz zu untersuchen – und abzustellen. Gerade jetzt in der Corona-Pandemie ist es wichtiger denn je, den Fokus auf die MitarbeiterInnen zu richten und mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen Belastungen aufzudecken.

Doch die Frage die sich stellt, ist vor welchen psychischen Herausforderungen stehen die Beschäftigten? Wie können neben der Schaffung der physischen Schutzmaßnahmen ebenso psychische Schutzmaßnahmen ergriffen werden?

Unbestritten ist, dass gut gestaltete Arbeitsbedingungen die MitarbeiterInnen beim Umgang mit den geänderten Bedingungen und ihren Herausforderungen unterstützten.

Unter anderem müssen MitarbeiterInnen umgehen mit:

    • tiefgreifenden Veränderungen der  Arbeitsorganisation,
    • emotionaler Inanspruchnahme durch die Bedürfnisse vieler Menschen,
    • Umstellung auf Homeoffice,
    • Veränderte Kommunikationswege und Kooperationsmöglichkeiten,
    • Arbeitsplatzunsicherheit,
    • Angst vor Infektion,

Akute Folgen der Zunahme psychischer Belastungsfaktoren können ein nicht sicherheitsgerechtes Verhalten, eine steigende Unfallgefahr und ein gesteigertes Unfallrisiko sein.

Die Beschäftigten können auf diese Umstände sehr vielfältig reagieren und Reaktionen zeigen sich z. B.

körperlich

    • Magen- und Darmprobleme
    • Kopfschmerzen
    • Atembeschwerden  

kognitiv

    • Schwierigkeiten beim Abschalten nach dem Arbeitsalltag
    • Flüchtigkeitsfehler nehmen zu
    • Leistungsfähigkeit wird geringer eingeschätzt

emotional

    • Fühlen sich gehetzt und unter Druck
    • Fühlen sich gegenüber Herausforderungen ohnmächtig
    • Sind ungeduldig und reizbar

verhaltensbezogen

    • Erholungspausen fallen aus
    • Suchtverhalten steigt (Zigaretten, Alkohol, Medikamente)
    • Verändertes Essverhalten (mehr / weniger Appetit)

Wie kann die Arbeit gut gestaltet werden, um Gefährdungen zu reduzieren?

Ablauf der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen GDA Richtlinienkonform

Durchführung Gefährdungsbeurteilung
Istock.com/29mokara

Die Durchführung einer psychischen Gefährdungsbeurteilung liefert wertvolle Impulse, deckt sie doch mit ihren 5 Merkmalsbereichen (Arbeitsinhalt, Arbeitsaufgabe, Arbeitsumgebung, soziale Beziehungen und neue Arbeitsformen) wesentliche Belastungsfaktoren auf.

Viele Risiken, die durch die Corona Pandemie entstanden sind, können eingeschätzt und sinnvolle Maßnahmen ergriffen werden.

Näheres hierzu finden Sie auf en Seiten der DGUV.

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Menschen im Zentrum der Gesundheit – ein Paradigmenwechsel?

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Gesundheit an erster Stelle?

Die Corona-Pandemie erinnert daran, wie störanfällig die Weltwirtschaft ist und wie schnell ein „kleiner Virus“ alles ins Wanken bringen kann. Diese Entwicklung bringt Unternehmen zu einer Neubewertung und -priorisierung der Gesundheit ihrer MitarbeiterInnen. Diejenigen Unternehmen, die vorausschauend denken und handeln, setzen die Gesundheit Ihrer MitarbeiterInnen nun an erster Stelle.

Schon jetzt ist sichtbar: Die Corona-Pandemie verändert unsere Arbeitswelt nachhaltig. Sie wirkt wie ein Brennglas und zeigt Schwachstellen auf, die vorher nicht sichtbar waren. Vorausschauende Unternehmen richten ihre Unternehmensziele neu aus und stellen die Gesundheit ihrer MitarbeiterInnen an erste Stelle.

Innerhalb kürzester Zeit wurden hunderttausende MitarbeiterInnen ins Homeoffice geschickt, um unmittelbar von dort aus von zu Hause zu arbeiten. Hierfür mussten vielerorts erst mal die Bedingungen geschaffen werden. Eine stabile Internetverbindung, Ausstattung mit Rechnern, Webcams und Headset standen dabei ganz oben auf der To-do Liste. Neue Strukturen mussten geschaffen werden für die Zusammenarbeit. Wie z. B. die Online Meetings über Zoom, MS Teams etc.. Digitale Kollaborationstools hielten Einzug in die Unternehmen.

Ein zentrales Thema war und ist das Führen auf Distanz. Althergebrachte Führungsstile mit engmaschiger Kontrolle haben vielerorts ausgedient. Führungskräfte, die sich mehr als NetzwerkerIn begreifen, ihre MitarbeiterInnen frei agieren lassen, motivieren ihre Teams und sind im Endeffekt erfolgreicher.

Studien belegen, dass der Erfolg eines Teams direkt abhängig ist von der Führungsqualität. Eine Studie zeigte, dass Führungskräfte direkten Einfluss auf die Motivation ihrer MitarbeiterInnen haben. So übernahm eine Führungskraft ein gut funktionierendes Team, in dem die Stimmung nach kurzer Zeit umschlug und sich die Zusammenarbeit merklich verschlechterte.

Menschen im Zentrum der Gesundheit – Ein Paradigmenwechsel? istock.com/Slphotography

Eine bessere Gesundheit fördert das Wirtschaftswachstum, in dem sie die Zahl der Arbeitskräfte erhöht, die Produktivität steigert und gleichzeitig immense soziale Vorteile bringt. Wirtschaftswissenschaftler schätzen, dass etwa ein Drittel des Wirtschaftswachstums in den fortgeschrittenen Volkswirtschaften im vergangenen Jahrhundert auf Verbesserungen der Gesundheit der Weltbevölkerung zurückzuführen ist. Forschungen der letzten Jahre haben ergeben, dass die Gesundheit fast ebenso viel zum Einkommenswachstum beigetragen hat wie die Bildung.

Trotz der Fortschritte des Jahrhunderts begrenzen in einem typischen Jahr schlechte Gesundheit und gesundheitliche Ungleichheit weiterhin den wirtschaftlichen Wohlstand. Beispielsweise gingen im Jahr 2017 bei den 15 bis 64-Jährigen insgsamt 580 Mio. Personenjahre aufgrund des schlechten Gesundheitszustands verloren. Quelle: Mckinsey.com

Der sechste Kondratieff

Nikolai Kondratieff, ein russischer Wirtschaftswissenschaftler ist Begründer der langen Wellen in Konjunkturzyklen, die mehr als 50 Jahre umfassen. Im „6. Kondratieff“ wird das Gesundheitswachstum zu den Hauptwachstumsbranchen zählen. Der Mensch rückt hierbei ins Zentrum. Es wird darum gehen, die Gesundheit zu verbessern und die Lebensqualität zu erhöhen.

Wer zu den Gewinnern von morgen zählen möchte, sollte schon heute in die Gesundheit investieren. Doch wie lässt sich die MitarbeiterInnengesundheit verbessern und wo angesetzt werden? Hier kann ein niederschwelliger Einstieg in Form einer psychischen Gefährdungsbeurteilung erste Ansatzmöglichkeiten bieten, um Belastungen der MitarbeiterInnen sichtbar zu machen und zu reduzieren.

Krank am Arbeitsplatz – Verbreitet sich der Trend aus Asien auch in Deutschland?

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Die Studie „AIA Vitality Healthiest workplace“ ergab, dass die durchschnittliche Ausfallzeit pro Mitarbeiter pro Jahr auf Grund von Abwesenheit und Präsentimus (Mitarbeiter kommen krank zur Arbeit, sind aber weniger produktiv) fast 71 Tage (2 bis 3 Monate Ausfallzeit) betrug. Zum Vergleich: In Malaysia und Singapur waren es 66 bzw. 54 Tage, in Australien 45 und in Großbritanien 30 Fehltage pro Jahr.

Laut der Studie war der auffälligste Faktor, das hohe Maß an psychischen Gesundheitsproblemen. Ein weiterer Aspekt war die hohe Zahl von Ausfalltagen aufgrund des Produktivitätsverlustes.

Auch in Deutschland steigen die Krankheitstage seit 2017 sprunghaft an:

Quelle: iwd.de

Was sind die Krankheitsgründe?

Schaut man sich die Krankheitsgründe an, so landen psychische Erkrankungen mittlerweile auf den dritten Platz. Bedenklich ist die hohe Zahl der Krankheitstage je Fall, die bei psychischen Störungen mit 37,0 Tagen zu buche schlägt.

Quelle: iwd.de

Kostenfaktor Präsentismus

Neben den krankheitsbedingten Arbeitsausfällen (Absentismus) ist der Präsentismus in Deutschland weit verbreitet. Viele Beschäftigte gehen aus Angst vor Jobverlust, Termindruck und fehlhende Unterstützung trotz Krankheit zur Arbeit. Diese Entwicklung wird sich auf Grund der derzeigen Krise noch verstärken.

Laut Fehlzeitenreport 2018 beliefen sich die durchschnittlichen Fehlzeiten für krankenversicherte Beschäftigte auf durchschnittlich 19,4 Tage. Hohe Krankheitskosten und Produktivitätsverlust sind die Folge.

Die häufigsten Gründe für Präsentismus sind:

    1. Entlastung der KollegenInnen
    2. Arbeit soll nicht liegen bleiben
    3. (Vermeintliche) Unentbehrlichkeit
    4. Angst vor dem Arbeitsplatz
    5. Krankheiten werden nicht Ernst genommen

Es hat sich gezeigt, dass Präsentismus sogar höhere Kosten verursacht als erkrankte MitarbeiterInnen, die nicht zur Arbeit kommen. Kranke MitarbeiterInnen sind fehleranfällig, weniger empathiefähig und im direkten Kundenkontakt ein schwer einschätzbarer Risikofaktor. Ist ein Teammiglied gesundheitlich angeschlagen, sinkt die Leistungsfähigkeit im ganzen Team.

Im Jahre 2009 gab es hierzu folgende Zahlen:

Noch immer ist die Datenlage in Deutschland recht dürftig und es fehlen volkswirtschaftliche und betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Mit meinem kostenlosen Branchen bezogenen Fehlzeitenrechner können Sie sich einen ersten Überblick über die Ausfallkosten Ihres Unternehmens verschaffen.

Unternehmen sind gefordert

In erster Linie geht es darum, die MitarbeiterInnen für das Thema Gesundheit zu sensibilisieren und ein Bewusstsein zu schaffen für die eigene Gesundheit. Eine Unternehmen, welches das Thema Gesundheit in den Mittelpunkt rückt und den Faktor „Mensch“ als wichtiges Kapital ansieht, wird auch in Zukunft erfolgreich am Markt bestehen.

Wie können sie einsteigen? Startpunkt für die Ausrichtung auf ein gesundes Unternehmen könnte z. B. die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung sein.

Folgende Handlungsfelder werden hier untersucht:

  1. Arbeitsinhalt/-aufgabe

betrifft die emotionalen Anforderungen z. B. durch Über- oder Unterforderung, Rollenkonflikte.

2. Arbeitsorganisation

Arbeitsmenge, wechselnde Arbeitszeiten, unproduktiver Arbeitsablauf.

3. Soziale Beziehungen

Führungsverhalten, Wertschätzung, Gemeinschaftsgefühl.

4. Arbeitsumgebung

Lärm, Klima, räumliche Enge, unzureichende Arbeitsmittel.

5. Neue Arbeitsformen

Vermischung von Arbeits- und Berufsleben, Digitalisierungsängste.

Das Thema Gesundheit wird in den Mittelpunkt der gesamten Belegschaft gerückt. Dabei ist zu beachten, dass es um die Bewertung des Arbeitsplatzes geht und nicht um die Befindlichkeiten der einzelnen MitarbeiterInnen.

In meinem Newsletter werde ich zukünftig über die Planung und Durchführung informieren. Gerne können Sie sich hierzu eintragen.

Quellenangaben:

 https://www.iwd.de/artikel/krankenstand-in-deutschland-steigt-456309/#die-krankheitstage

Statistik der BKK

https://www.iwd.de/artikel/krankenstand-in-deutschland-steigt-456309/#die-krankheitstage,

Quelle Daten: Dachverband der Betriebskrankenkassen

Fehlzeitenreport 2018

6 Tipps wie Corona und Homeoffice gelingen kann

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Corona und Homeoffice kann das gelingen? Dieser Frage möchte ich in diesem Beitrag nachgehen und Ihnen 6 Tipps an die Hand geben. Seit einigen Wochen befinden wir uns im Ausnahmezustand. Einkaufen wird zum Spießruten laufen. Selbst der Spazierweg will gut geplant sein, damit der nötige Sicherheitsabstand gewahrt bleibt. Tagtäglich rauschen neue Meldungen über Bildschirm, Smartphone oder Monitor (verzeihen Sie diesen altertümlichen Begriff). Auch zum Thema Homeoffice gibt es schon etliches im Netz zu finden. Als BGM Fachfrau ist mein Augenmerk sowohl auf Ihren Arbeitsplatz als auch auf Ihr Wohlbefinden gerichtet.

Arbeit im Homeoffice

Hier nun meine 6 Tipps zur Unterstützung im Homeoffice:

Arbeiten im Homeoffice

Schaffen Sie sich eine Umgebung, die signalisiert: Das ist Ihr Arbeitsplatz. Wenn möglich in einem separaten Raum. Ein Raumteiler grenzt den privaten vom Arbeitsbereich ebenso gut ab. Auch ein Kellerraum könnte kurzfristig zum Büroraum umfunktioniert werden. Machen Sie sich es schön und schaffen Sie eine Wohlfühlatmosphäre. Ein paar frische Blumen können Wunder wirken. Ein aufgeräumter Arbeitsbereich trägt zusätzlich zum Wohlbefinden bei. Als digitales Organisationstool Tool kann ich OneNote sehr empfehlen. Mit unterschiedlichen Notizbüchern gelingt es, alle Aufgaben im Blick zu haben und schnelle Notizen festzuhalten. Es gibt auch einige günstige collaboration tools wie Trello oder Asana, um nur einige zu nennen.

Noch ein kleiner rechtlicher Exkurs, den ich nicht außen vor lassen möchte:

Hier stellt sich als erstes die Frage, ob Ihr Homeoffice Arbeitsplatz entsprechend dem Arbeitsschutzgesetz eingerichtet ist. D. h. werden die Arbeitschutzrechtllichen Vorschriften eingehalten. Hier kommt der § 3 I 1 der ArbStättV zum Tragen. Hiernach ist der Arbeitgeber verpflichtet, zu prüfen, ob die Beschäftigten Gefährdungen beim Einrichten und Betreiben ausgesetzt sind oder ausgesetzt sein können und entsprechende technichsche, organisatorische oder persönliche Maßnahmen zu ergreifen. Eine Gefährdungsbeurteilung nach den §§ 5 und 6 ArbSchG  ist somit auch im Homeoffice durchzuführen. Unterstützung kann Ihnen hier auch der Betriebsrat geben. Dieser muss, sollte z. B. eine psychische Gefährdungsbeurteilung auf Grund der geänderten Arbeitsumgebung stattfinden – bei der Durchführung (§ 87 I Nr. 7 BetrVG) einbezogen werden.

Strukturen und Tagesablauf

Eine feste Struktur und Routine unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit. Richten Sie Ihren Tagesablauf so ein, als würden Sie ins Büro gehen. Stehen Sie morgens zur üblichen Zeit auf, duschen und ziehen Sie sich Ihre „Bürokleidung“ an. Nach dem Frühstück können Sie sich mit einem kleinen Spaziergang mental auf den Arbeitstag einstellen.

Aus eigener Erfahrung weiß ich: Das kann ganz schön herausfordernd werden. Ein Patentrezept gibt es nicht, da jedes Kind anders ist und je nach Alter andere Unterstützung benötigt wird.

Hilfreich finde ich z. B. folgendes:

Vereinbaren Sie mit Ihren Kindern, die Zeiten in denen sie arbeiten. Das geht natürlich nur mit den größeren Kindern. Beschriften Sie drei Zettel für Ihre Tür:

    • Tür ist zu, bitte nicht rein kommen
    • Tür ist offen, du kannst rein kommen
    • Frage: Musst du jetzt dringend reinkommen oder hat es Zeit bis später?

Vereinbaren Sie ein gemeinsames Mittagessen. Dies ermöglicht auch den Austausch und Rückfragen, ob Ihre Kinder noch Unterstützung bei den Aufgaben benötigen. Wenn beide Partner Zuhause arbeiten, könnten Sie sich aufteilen, um Ihren Kindern bei den Aufgaben zu helfen.

Bei kleineren Kindern wird es möglicherweise mit einer Aufteilung beider Partner über den Tag verteilt gut funktionieren. Legen Sie feste Zeiten fest, damit Sie und Ihr Partner Ihre Arbeitsaufträge erledigen können. Als Alleinerziehende schauen Sie, ob es an Ihrem Ort eine Notbetreuung gibt.

Kontakt halten innerhalb des Teams

Sprechen Sie mit den Kollegen ab, wann Sie erreichbar sind. Z. B. könnten sie über Outlook Termine blocken für erreichbar/nicht erreichbar und den Kalender mit Ihren Kollegen teilen. Ein morgendliches Stand-up gelingt auch virtuell, um sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen.

Sprechen Sie die Aufteilung der Arbeitszeit mit Ihrem Team ab, um so z. B. die Kinderbetreuung übernehmen zu können.

Sozialer Austausch  

In der Arbeitszeit könnte eine „social hour“ eingerichtet werden. Das Video bleibt an und sie können auf Zuruf arbeiten ganz wie im Büro oder gemeinsam einen „virtuellen Kaffee“ trinken, um über das Wochenende zu plaudern.

Auch im privaten Bereich können Sie Videokonferenzen mit Freunden einrichten zum gemeinsamen Online-Spielen oder gemeinsam ein „virtuelles“ Glas Wein trinken. Der soziale Kontakt unterstützt Ihre psychische Widerstandskraft (Resilienzfähigkeit).

Als Führungskraft im Homeoffice

Ein spannendes Thema und eine Chance auch für die Zukunft: Hier gilt es für Sie, sich als Führungskraft zurückzunehmen und die Kontrolle ein Stück weit loszulassen. Begreifen Sie sich mehr als Netzwerker*in und machen Sie sichtbar, was Ihr Team leistet.

Fazit

Die Arbeit im Homeoffice ist herausfordernd keine Frage. Allerdings eröffnet es auch die Möglichkeit, sich seine Arbeit freier einteilen zu können und trägt damit zur Work-life-Balance bei. Vor allen Dingen gewinnen Sie aber eines hinzu: Mehr Zeit für die Familie, mehr Lebenszeit durch die entfallenden Arbeitswege. Homeoffice kann gelingen mit klaren Absprachen und Regeln, viel respektvoller Kommunikation und Nachsicht.

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Ja, ich möchte mehr wissen

Gefährdungsbeurteilung Mutterschutz seit 2019 verpflichtend

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Die Gefährdungsbeurteilung Mutterschutz ist seit 2019 verpflichtend für alle Unternehmen. Die Übergangsfrist ist 2018 abgelaufen. Eine Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilungen sollten Unternehmen nicht auf die lange Bank schieben. Es drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro, wenn die Gefährdungsbeurteilungen nicht um den Mutterschutz aktualisiert und unternehmensweit durchgeführt wurde. Die Aktualisierung betrifft jeden Arbeitsplatz, egal ob dort ein Mann oder eine Frau arbeitet. Sie muss auch dann erfolgen, wenn ein Arbeitsplatz bisher noch nicht einer weiblichen Beschäftigten besetzt wurde. Ziel ist, zu prüfen, ob von einem Arbeitsplatz eine mögliche Gefährdung für Schwangere oder stillende Mütter ausgeht.

Auf diese Weise soll die Gefährdungsbeurteilung Mutterschutz gewährleisten, dass – sollte eine Schwangerschaft vorliegen – ein Arbeitgeber frühzeitig auf notwendige Änderungen vorbereitet ist und Maßnahmen ergreifen kann.

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In § 10 (Absatz 2) des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) heißt es: »Sobald eine Frau dem Arbeitgeber mitgeteilt hat, dass sie schwanger ist oder stillt, hat der Arbeitgeber unverzüglich die nach Maßgabe der Gefährdungsbeurteilung nach Absatz 1 erforderlichen Schutzmaßnahmen festzulegen. Zusätzlich hat der Arbeitgeber der Frau ein Gespräch über weitere Anpassungen ihrer Arbeitsbedingungen anzubieten«.

Weitere Informationen:

Kompletter Gesetzestext

Vorlage Gefährdungsbeurteilung (Mutterschutzgesetz – MuSchG)*

Arbeitgeberleitfaden zum Mutterschutz (Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend)

*Quelle: Bund und Bahn